Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Urlop należy się więc osobom zatrudnionym na: umowę o pracę, na podstawie powołania, wyboru i mianowania oraz spółdzielczej umowy o pracę. Prawo pracownika do urlopu jest prawem osobistym i niezbywalnym. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu, co wyraźnie wynika z regulacji art. 152 § 2 k.p. Oznacza to, że pracownik nie może przenieść tego prawa na podstawie jakiegokolwiek tytułu prawnego na inną osobę, nie może również przenieść prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Związku z tym niedopuszczalne byłyby też postanowienia umowy o pracę lub ustalenia między pracownikiem a pracodawcą dotyczące zrzeczenia się prawa do urlopu. Przepisy wskazują, ze urlop pracowniczy musi zostać odebrany w naturze. Wymiar urlopu uzależniony jest od stażu pracy. Wymiar urlopu wynosi 20 dni w przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat a 26 dni, jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. Urlop jest udzielany w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu roboczym. Zatem jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
W pewnych sytuacjach pracownik zamiast pójść na urlop wypoczynkowy, otrzymuje za ten czas ekwiwalent pieniężny. Jest to możliwe, gdy z przyczyn obiektywnych wykorzystanie urlopu w naturze było niemożliwe oraz jedynie w sytuacjach przewidzianych prawem. Zatem ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przysługuje wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Nie ma znaczenia to w jaki sposób doszło do ustania stosunku pracy (czy miało to miejsce za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem czy na podstawie rozwiązania bez wypowiedzenia). Co istotne ekwiwalent za urlop przysługuje również pracownikowi, z którym rozwiązano umowę w trybie art. 52 par. 1 k. p., w przypadku zwolnienia dyscyplinarnego, w tym przypadku również nie mają znaczenia przyczyny z jakim doszło do wygaśnięcia stosunku pracy.
Wszystkie należności, do których pracownik nabył prawo przed śmiercią w tym właśnie do ekwiwalentu za urlop bieżący czy zaległy stają się prawami majątkowymi ze stosunku pracy. Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa a prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika w równych częściach na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku.
Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu za urlop w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Datą wypłaty ekwiwalentu jest ostatni dzień zatrudnienia, czyli ekwiwalent powinien zostać wypłacony w dniu zakończenia stosunku pracy. Wzmianka o niewykorzystanym urlopie oraz o przyznanym ekwiwalencie pieniężnym musi zostać zawarta w świadectwie pracy. Za to nie ma możliwości wypłaty takiego ekwiwalentu, w przypadku gdy zostanie zawarta kolejna umowa z tym samym pracownikiem, jeżeli zawarcie nastąpiło bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę. Pracownik wówczas będzie miał sposobność do wykorzystania urlopu w naturze.
Jeżeli pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy w ciągu trzech lat od dnia rozwiązania umowy o pracę. Po upływie trzech lat prawo do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy się przedawni.
Dokonując wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy wziąć pod uwagę stałe oraz zmienne składniki wynagrodzenia, a w tym premie, prowizje, nagrody, nadgodziny, dodatek za pracę w nocy a nadto oraz tzw. współczynnik ekwiwalentu, który jest ustalany na każdy rok kalendarzowy oddzielnie.
Współczynnik urlopowy dla pełnego etatu w 2021 roku wynosi 21,00
356 dni w roku – 113 dni wolnych od pracy w 2021 roku = 252 dni
252 dni : 12 miesięcy = 21 – tyle wynosi współczynnik ekwiwalentu urlopowego na 2021 rok
Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, współczynnik urlopowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, przykładowo:
dla 1/1 etatu 21,00
dla 3/4 etatu 15,75 (dla przykładu 21* 0,75= 15,75)
dla 1/2 etatu 10,50
dla 1/3 etatu 7,00
dla 1/4 etatu 5,25
Ustalony dla danego roku współczynnik stosuje się przy ustalaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu bieżącego roku, bez względu na to, czy jest to urlop zaległy czy bieżący. Jeżeli pracownik nabył prawo do ekwiwalentu w 2021r. np. za lata 2019 i 2020 do wyliczenia ekwiwalentu stosujemy współczynnik z 2021 roku.
By obliczyć ekwiwalent należy:
- Podzielić miesięczne wynagrodzenie (składniki stałe i zmienne) przez współczynnik ekwiwalentu,
- Następnie należy podzielić tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez dobową normę czasu pracy (zwykle 8 godzin),
- Pomnożyć ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Przykład:
Pracownik ma określone wynagrodzenie w stałej miesięcznej stawce w wysokości 3 000 zł , świadczy pracę w wymiarze całego etatu. Z dniem 31.03.2021 r. ustaje jego zatrudnienie oraz pozostaje łącznie 6 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego bieżącego i zaległego za które pracodawca zobowiązany jest wypłacić ekwiwalent.
Obliczenie ekwiwalentu:
Podstawa ekwiwalentu: 3 000 zł
Obliczamy wysokość wynagrodzenia za jeden dzień, kwotę tę dzielimy przez współczynnik wynosi 21,00
3 000 zł : 21,00 = 142,86 zł ekwiwalent za 1 dzień urlopu
Obliczamy wynagrodzenie pracownika za 1 godzinę pracy, dzielimy kwotę wynagrodzenia pracownika za jeden dzień przez 8 godzin pracy:
142,86 zł : 8h = 17,86 zł
ustalamy liczbę godzin urlopu:
6 dni urlopu x 8 godzin = 48 godzin
mnożymy liczbę godzin urlopu przez kwotę wynagrodzenia za 1 godzinę pracy:
48h x 17,86 zł = 857,28 zł
Pracownikowi za 6 dni (48h) niewykorzystanego urlopu należy wypłacić ekwiwalent w wysokości 857,28 zł brutto.
Prawo pracy należy do dość skomplikowanych dziedzin prawa radca prawny lub adwokat z pewnością pomoże w rozwianiu ewentualnych wątpliwości.